Betriebsausgaben – Welche Nachweise brauchen Sie für den Bewirtungs­kostenabzug?

27.10.2021

Werden Personen aus geschäftlichem Anlass bewirtet, sind die dabei anfallenden (angemessenen) Kosten nur zu 70 % steuerlich abziehbar. Die übrigen 30 % sind vom Betriebsausgabenabzug aus­geschlossen. Das Bundesfinanzministerium hat sich kürzlich ausführlich zur Abzugs­beschränkung für Bewirtungskosten geäußert. Die wichtigsten Aussa­gen im Überblick:

• Bewirtungsbeleg: Der (anteilige) Abzug von Bewirtungskosten erfordert einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Ein formloser, unterschriebener Bewirtungsbeleg genügt. Erfolgt die Bewirtung in einem Gastronomiebetrieb, muss dem Bewirtungs­beleg zusätzlich die Rechnung beigefügt werden. In diesem Fall reichen auf dem Bewirtungsbeleg Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung.
• Bewirtungsrechnung: Grundsätzlich muss die Bewirtungsrech­nung den umsatzsteuerlichen Mindestanforderungen entspre­chen. Zu den Muss-Inhalten zählen unter anderem die Steuer­nummer oder Umsatzsteuer-Identifika­tionsnummer des Gastrono­miebetriebs, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rech­nungsnummer und eine Leistungsbeschreibung. Aus Rechnun­gen bis zu 250 € („Kleinbetragsrechnungen“) müssen nur Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Gastronomiebetrieb), das Ausstellungsdatum, die Menge und die Art der Bewirtung, das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag samt Steuersatz hervorgehen.
• Kasse: Sofern der besuchte Gastronomiebetrieb ein elektroni­sches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet, sind Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass steuerlich nur abziehbar, wenn maschinell erstellte, elek­tronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung abge­sicherte Rechnungen vorliegen. Der bewirtende Steuerpflichtige kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rech­nung ordnungsgemäß ist, wenn der Beleg mit einer Transaktions­nummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungs­systems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde.
• Spätere Abrechnung: Sofern Rechnungsstellung und unbare Bezahlung erst nach dem Tag der Bewirtung erfolgen (z.B. bei größeren Veranstaltungen), muss für den Abzug von Bewirtungs­kosten kein Beleg eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion vorgelegt werden. In diesem Fall genügt die Rechnung samt Zahlungsbeleg.
• Elektronische Form: Die Nachweiserfordernisse für den Abzug von Bewirtungskosten können auch in elektronischer Form erfüllt werden (durch digitale oder digitalisierte Eigenbelege und Rech­nungen).

Hinweis: Wir, die Steuerberatungsgesellschaft Quattek & Partner in Göttingen, erläutern Ihnen gerne die Nach­weisvoraussetzungen, die für eine vollständige elektronische Abbildung gelten.